Kommunane jobbar i fellesskap mot ei meir effektiv og framtidsretta dokumentasjonsforvaltning gjennom automatisering av arkivoppgåver og formalisert samarbeid.

Gjennom eit forpliktande arkivsamarbeid vil samarbeidskommunane kunne fordele arbeidsoppgåver knytt til arkiv mellom seg. 

Dette omhandlar 

Koordinering av samarbeidsoppgåve
Daglege og periodiske driftsoppgåver
Utviklingsoppgåver
Systemadministrasjon
Skjemasamarbeid og utviking av meir avanserte skjema
Dokumentasjonsstrategi og meir arkivfagleg samarbeid

Samarbeidsavtale med tenestekatalog vart godkjent av kommunedirektørane i alle kommunane den XX.XX.XX

Kommunen er gjennom arkivlova plikta til å trygge arkiv som har kulturell eller forskningmessig vedi, eller som inneheld rettsleg eller viktig forvaltningsmessig dokumentasjon. Kommunen pliktar å ta vare på dette og gjere det tilgjengeleg for ettertida.

Alle kommunane er organisert med eit sentralarkiv/arkivteneste som har hovudansvaret for å føre journalpliktig dokumentasjon i sak- arkivsystemet. Nokre av dei ulike fagområda fører journalpliktig dokumentasjon i eigne fagsystem. Det vil då vere eigne fagansvarlege knytt til kvart område. 

Arkivverdig dokumentasjon frå fagsystem kan bli overført til sak- arkivsystemet via integrasjnar eller ved manuell overføring, eller dei vert arkivert i eiga arkivkjerne knytt til fagsystemet. 

Arkivleiar har det overordna ansvaret for alle arkiva i kommunen. Arkiva gjeld både aktivt elektronisk sak-arkivsystem, aktive arkivkjerner i ulike fagsystem, historisk papirarkiv og elektroniske arkivuttrekk.

Ansvaret for arkiv til føretak ligg hos leiar for det enkelte føretak.

Kommunen har sentralt postmottak for heile organisasjonen. 

Kommunen har felles elektronisk sak- arkivsystem med alle kommunar på Søre Sunnmøre. SSIKT har overordna systemansvar innan fagområdet, men kvar kommune har eige systemansvar for sine databasar.  
Arkivtenesta har ansvar for den daglege drifta og utvikling av kommunen sitt sak- arkivsystem Acos WebSak. WebSak gjer det mogleg med felles arkivering av kommunens dokumentproduksjon. Dette bidreg til at kommunen tek i vare sine lovpålagte oppgåver frå openheit til den einskilde sitt personvern.

All journalføring og administrativ saksbehandling skal skje i sak- arkivsystemet. Unntak er pasientjournalar (EPJ) som blir skjerma i ulike fagsystem innan helseområdet.

Det er kommunalsjefane som har hovudansvaret for at dei tilsette i organisasjonen får tilbod om opplæring og kompetanseheving,  i samråd med personalleiar, fagleiarane og systemansvarleg.