Barnehagearkiv

Saksbehandlingen skjer i fagsystemet Vigilo. Fagsystemet skal ha integrasjonfor for arkivverdig dokumentasjon til Acos WebSak og Websak+, eller frittståande arkivkjerne.

Barnehagearkivet er fullelektronisk i systemet Acos WebSak frå 01.08.2020. Overføring frå Vigilo når denne integrasjonen er klar.

Saksmappe per barn

Tittel - Barnehagemappe. Tittel linje 2 - Fornamn Etternamn.
Arkivdel - Barnehagearkiv
Sakstype - BARN
Klassering - Fødselsnummer
Tilgangskode - BA-3

Innhald i arkivdel

Søknad om barnehageplass, tilbod om plass og svar frå dei som takkar ja
Kontaktmøteskjema (signert av føresette)
Samtykkeskjema for bildetaking, bilkøyring og liknande
Samtykkeskjema for overføring av opplysningar til anna kommune ev. anna barnehage
Skademelding
Kartlegging/observasjonar av barnet
Avtalar/kontrakter vedr. barnet
Spesielle skyssbehov
Søknad om innsyn
IOP/sakkyndigvurdering/årsrapportar
Vedtak om spesial pedagogisk hjelp
Referat ansvarsgruppe
Vedtak om morsmålsundervisning
Møtereferat vedr. barnet

Tilgang til arkivdel

Kommunalsjef, rådgjevar barnehage, styrar/einingsleiar og arkivet. Styrar/einingsleiar har berre tilgang til barn i sin barnehage.

Personopplysningar i arkivdel og behandling av dei

Klassifikasjon:	Sensitiv
Lovhjemmel:	BA - Off.lova §13 jf forv.lova §13
Tilgjengelegheit:	Dei som har behov for informasjon om barnet for å utføre jobben sin, skal ha tilgang til barnehagemappa
Integritet:	Barnehagemappa, om den er oppbevart på papir eller elektronisk, skal vere sikra mot at uvedkommande skal kunne lese, gjer endringar eller slette delar eller heile dokumentet. I det elektroniske systemet skal det ikkje vere muleg å fysisk slette eit dokument som er journalført. Integriteten vert teken i vare ved å avgrense tilgang til papirarkivet som vert oppbevart i eige arkivrom og i arkivsystemet vert det oppretta tilgang etter gjeldande rutine for tilgangsstyring.
Konfidensialitet:	Tilsette skal lese gjennom, forstå og signere teieplikt skjema og for dei som nyttar elektroniske hjelpemiddel også sikkerheitsinstruks brukar.
Behandling	Kommunen sin behandlingsprotokoll vil sei noko om personsensitiv informasjon som vert gjort i systemet.

Publisert av Kathrine Husø Johansen

Sist endra 11.11.2024 10:50